E-Rechnung in Deutschland: Anforderungen, Formate und Zeitplan

Deutschlands Übergang zur verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung ist eine der größten Reformen dieser Art in Europa. Er ist zugleich eine der pragmatischeren: es gibt keine zentrale staatliche Plattform, keinen verpflichtenden Vor-Clearing-Schritt und keine universelle Echtzeitmeldung italienischer Prägung. Der deutsche Ansatz besteht darin, das Format der Rechnung vorzuschreiben und Übermittlung und Verarbeitung weitgehend den Vertragsparteien zu überlassen.

Rechtsgrundlage

Maßgeblich ist §14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom März 2024. Die Änderung definiert die Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne neu und macht die elektronische Rechnung zum gesetzlichen Regelfall für B2B-Umsätze zwischen inländischen deutschen Unternehmen. Eine Papierrechnung (oder ein unstrukturiertes PDF) wird zum Sonderfall, der die Zustimmung des Empfängers voraussetzt — und gilt nach Ablauf der Übergangsphasen ohnehin nicht mehr als Rechnung im Sinne des §14 UStG.

Die begleitende Verwaltungsanweisung kommt vom BMF (Bundesministerium der Finanzen), das seit 2024 in mehreren Schreiben klargestellt hat, wie die neuen Vorschriften mit bestehenden Regeln zum Vorsteuerabzug, zur Korrektur und zur Aufbewahrung zusammenwirken.

Zeitplan

Die Pflicht greift schrittweise über vier Jahre:

Die Regeln für B2C-Rechnungen bleiben unverändert. Eine verpflichtende elektronische Rechnung gegenüber Verbrauchern gibt es nicht.

Akzeptierte Formate

Zwei Formate dominieren:

Beide Formate erfüllen §14 UStG. Die Unterscheidung wirkt sich in der Praxis aus, nicht im Recht; siehe XRechnung gegen ZUGFeRD für die Abwägungen.

PEPPOL BIS Billing 3.0 ist in Deutschland ebenfalls anerkannt — die deutsche PEPPOL-Infrastruktur (betrieben von der KoSIT und dem Bund) behandelt es empfangsseitig als gleichwertig mit XRechnung —, doch im rein inländischen deutschen Rechnungsverkehr ist es nicht die dominierende Wahl.

Übermittlung an die öffentliche Verwaltung

Bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ist die Übermittlung vorgegeben. Bundesbehörden empfangen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Landesbehörden nutzen entweder das gemeinsame Portal OZG-RE (für mehrere Länder) oder eigene Portale. Jedes Portal nimmt Rechnungen entweder über ein Webformular entgegen oder, bei höherem Volumen, programmatisch über PEPPOL oder direkte Anbindung.

Jede B2G-Rechnung muss eine Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz (BT-10) tragen. Die Leitweg-ID ist ein strukturierter Routing-Identifikator, der die empfangende Untereinheit benennt; der Lieferant erhält sie vom öffentlichen Auftraggeber bei Vertragsschluss oder Bestellung. Ohne gültige Leitweg-ID lässt sich die Rechnung nicht zuordnen und wird vom Portal abgewiesen.

Übermittlung im B2B-Bereich

Ein deutsches Pendant zum italienischen SdI oder zum französischen PPF gibt es nicht. B2B-Rechnungen werden über jenen Kanal übermittelt, auf den sich Käufer und Verkäufer einigen: E-Mail-Anhang, SFTP, Upload-Portal eines Kunden, EDI-Verbindung, das PEPPOL-Netz oder ein Drittanbieter. Die rechtliche Anforderung lautet, dass die Datei eine EN-16931-konforme elektronische Rechnung ist; wie sie vom einen zum anderen gelangt, bleibt eine privatrechtliche Angelegenheit.

Dies ist eines der unterscheidenden Merkmale der deutschen Reform. Sie vermeidet den Aufbau einer zentralen staatlichen Plattform — und die damit verbundenen Kosten, Latenzen und politischen Risiken — zum Preis, dass jedes Unternehmen die Übermittlung mit jedem Geschäftspartner einzeln koordinieren muss. Für Organisationen mit vielen kleinen Geschäftspartnern kann dies betrieblich aufwendiger sein als ein zentrales System.

Aufbewahrung

Buchungsbelege, einschließlich Rechnungen, sind nach §147 AO acht Jahre aufzubewahren. Die Frist wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV von zehn auf acht Jahre verkürzt und gilt für Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Elektronische Rechnungen unterliegen zusätzlich den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die folgendes verlangen:

Bei ZUGFeRD müssen sowohl das PDF als auch die eingebettete XML aufbewahrt werden — sie sind Teil desselben Artefakts und können nicht getrennt werden, ohne ihre rechtliche Vollständigkeit einzubüßen.

Validierung und die Position der Finanzverwaltung

Die deutsche Finanzverwaltung betreibt keinen zentralen Validator. Konformität liegt in der Verantwortung des Ausstellers, und eine erst nachträglich entdeckte Validierungsfehlfunktion kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden (das EuGH-Urteil Senatex, C-518/14, lässt rückwirkende Korrekturen in vielen Fällen zu, doch der sicherste Weg bleibt, von vornherein eine konforme Rechnung auszustellen).

Den offiziellen XRechnung-Validator veröffentlicht die KoSIT. Unser Validator bringt dieselben Schematron-Regeln mit und ist für Vor-Ausstellungs- und Vor-Annahme-Prüfungen geeignet. Beide liefern für jede wohlgeformte Datei gleichwertige Ergebnisse.

Praktischer Rat

Für ein deutsches Unternehmen, das sich auf den Übergang 2025 bis 2028 vorbereitet, sind drei Punkte am wichtigsten:

  1. Empfangsfähig bis Januar 2025. Dies ist eine gesetzliche Pflicht, keine Empfehlung. Die Hürde ist niedrig — empfangsfähig bedeutet, eine EN-16931-Datei über einen vereinbarten Kanal anzunehmen und GoBD-konform aufzubewahren. Eine vollständige Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist damit nicht gefordert.
  2. Ein Format wählen und beim Ausstellen dabei bleiben. Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD sollte einmal, bewusst und auf Grundlage dessen getroffen werden, was die Empfänger tatsächlich brauchen und was das ausstellende System sauber erzeugen kann.
  3. Die Leitweg-ID als Vertragsartefakt behandeln. Bei Kunden aus dem öffentlichen Sektor gehört die Leitweg-ID ins Stammdatenfeld des Kunden, nicht in ein Freitextfeld zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung. Falsch gemacht ist dies die häufigste Ursache für die Ablehnung von B2G-Rechnungen.