XRechnung: der deutsche CIUS für die elektronische Rechnung

XRechnung ist die deutsche nationale Spezifikation für elektronische Rechnungen — jene Schicht, die den abstrakten europäischen Standard in eine Form bringt, die für die deutsche Steuerverwaltung handhabbar ist. Sie ist kein Dateiformat, sondern ein Core Invoice Usage Specification (CIUS) auf der Grundlage von EN 16931. XRechnung verschärft die europäische Grundnorm dort, wo das deutsche Recht und die deutschen Empfangssysteme zusätzliche Anforderungen stellen. Gepflegt wird der Standard von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards), einer gemeinsamen Einrichtung von Bund und Ländern.

Rechtsgrundlage und Zeitplan

Die XRechnung-Pflicht ist in mehreren Stufen eingeführt worden:

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz von 2024, das §14 UStG so ändert, dass die elektronische Rechnung der Regelfall und die Papierrechnung die Ausnahme ist. Den weiteren rechtlichen und betrieblichen Rahmen — akzeptierte Formate, Übermittlungswege, Archivierung und das Leitweg-ID-System für den öffentlichen Sektor — beschreibt unser Beitrag zur E-Rechnung in Deutschland.

Zwei Syntaxen, eine Spezifikation

Ein häufiges Missverständnis: XRechnung ist kein einzelnes XML-Format. Die Spezifikation lässt zu, dass eine Rechnung in einer der beiden von EN 16931 anerkannten Syntaxen ausgedrückt wird — UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII —, und eine konforme Rechnung in beiden Formen ist gleichwertig. Empfangssysteme müssen beide verarbeiten können. In der Praxis bevorzugt der öffentliche Sektor eher UBL, während aus der Wirtschaft kommende Rechnungen häufiger CII verwenden, doch keine dieser Vorlieben ist rechtlich verankert. Die Abwägung zwischen den beiden findet sich in unserem Vergleich UBL gegen CII.

XRechnung ist auch nicht das einzige rechtlich gültige Format für den deutschen B2B-Markt. Das hybride PDF-XML-Format Factur-X / ZUGFeRD ist gleichermaßen anerkannt, und die Wahl zwischen den beiden ist eine echte architektonische Entscheidung und keine rechtliche Bevorzugung — siehe XRechnung gegen ZUGFeRD für die Abwägungen.

Was XRechnung der EN 16931 hinzufügt

Der Beitrag von XRechnung besteht in einer Reihe zusätzlicher Geschäftsregeln — der BR-DE-*-Familie —, die Felder einschränkt oder verlangt, die die europäische Grundnorm freistellt. Die wichtigsten Ergänzungen sind:

Eine typische XRechnung wird gegen rund 200 Regeln geprüft: die EN-16931-Grundnorm plus etwa 30 BR-DE-Regeln plus die zusätzlichen BR-CO-- und BR-CL--Prüfungen, die der europäische Standard ohnehin mitbringt.

Die Leitweg-ID

Bei Rechnungen an die deutsche öffentliche Verwaltung ist die Käuferreferenz (BT-10) kein Freitextfeld. Sie muss eine Leitweg-ID sein — ein strukturierter Routing-Identifikator, den die empfangende Stelle dem Lieferanten im Voraus mitteilt. Die Leitweg-ID sagt dem Empfangsportal, an welche Abteilung, Behörde oder Untereinheit die Rechnung gehört, und ist Voraussetzung dafür, dass die Rechnung über die öffentlichen E-Rechnungs-Portale (ZRE für den Bund, OZG-RE für mehrere Länder, eigene Portale anderswo) zugestellt werden kann.

Im B2B-Bereich ist die Käuferreferenz ebenfalls Pflichtfeld, kann aber jede zwischen den Parteien vereinbarte Angabe enthalten — üblicherweise eine Bestellnummer, eine Vertragsreferenz oder eine kundeninterne Kennung.

Die XRechnung-Extension

Die Standard-XRechnung deckt den EN-16931-Informationsumfang ab. Einige reale deutsche Rechnungsszenarien — Unter-Positionen für zusammengesetzte Leistungen, Drittzahler-Aufteilungen, zusätzliche Referenzstrukturen — verlangen Felder, die nicht zur europäischen Grundnorm gehören. Die XRechnung-Extension ergänzt diese als optionale Elemente, validiert durch die BR-DEX-*-Familie. Eine Rechnung mit Extension-Feldern ist nicht mehr reines EN 16931, bleibt aber von Extension-fähigen Empfangssystemen verarbeitbar.

Die Extension ist optional. Die meisten Rechnungen brauchen sie nicht.

Eine XRechnung validieren

Den offiziellen Validator veröffentlicht die KoSIT; er prüft die Datei gegen das hinterlegte Schematron. Er ist die maßgebliche Instanz für die Frage, ob eine Datei XRechnung-konform ist, und jede Abweichung zwischen einem Drittwerkzeug und der KoSIT sollte zugunsten der KoSIT aufgelöst werden. Unser Validator bringt dieselben Schematron-Regeln mit, ein grüner Bericht bei uns entspricht also einem grünen Bericht der KoSIT — im Streitfall zählt jedoch das offizielle Werkzeug.

Was XRechnung nicht löst

Die Grenzen der Spezifikation lohnen es, ausdrücklich genannt zu werden. XRechnung schweigt zu:

Wer ein als »XRechnung-fähig« beworbenes Produkt prüft, sollte fragen: welche Versionen werden unterstützt, wird gegen das mitgelieferte KoSIT-Schematron validiert, werden sowohl UBL als auch CII verarbeitet, und wie integriert sich das Produkt in die Übermittlungskanäle, die die Kunden tatsächlich nutzen.