Factur-X und ZUGFeRD: die hybride PDF-XML-Rechnung

Factur-X ist eine deutsch-französische Spezifikation für eine elektronische Rechnung, die zugleich ein menschenlesbares PDF und ein maschinenlesbares XML-Dokument ist. Technisch handelt es sich um eine PDF/A-3-Datei mit einem darin eingebetteten CII-XML-Anhang, der dem semantischen Modell von EN 16931 folgt. Dieselbe Datei kann von einem Menschen in einem beliebigen PDF-Reader geöffnet und von der Kreditorenbuchhaltung über die eingebettete XML verarbeitet werden — ohne Format-Umwandlungen und ohne Aushandlung darüber, welche Fassung zu senden sei.

Die Spezifikation erscheint unter zwei Namen: Factur-X ist die französische Bezeichnung, ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) die deutsche. Die technischen Inhalte sind ab Version 2.1 identisch; Hersteller und Behörden verwenden den Namen, der dem jeweiligen Publikum näher liegt.

Das Hybrid-Prinzip

Das Argument für das hybride Format ist im Kern konservativ. Reines XML-Invoicing setzt voraus, dass beide Seiten der Transaktion über Software verfügen, die strukturierte Dokumente erzeugt und verarbeitet. In kleinen und mittleren Betrieben trifft diese Annahme selten zu. Eine Buchhalterin, die ihren Posteingang öffnet, erwartet ein Dokument, das sich lesen lässt; eine Steuerprüfung, die einen Ordner Rechnungen sichtet, möchte etwas, das ohne Fachwerkzeuge lesbar ist. Eine reine XML-Datei ist nichts davon.

Factur-X behandelt PDF und XML als ein einziges Artefakt. Das PDF ist das, was Menschen sehen; die XML ist das, was Software verarbeitet; nichts muss abgeglichen werden, weil nichts dupliziert ist — die XML ist die maßgebliche Quelle, und das PDF wird daraus erzeugt (oder umgekehrt) im Moment der Erstellung. Ein Empfänger, der die eingebettete XML ignoriert, hat schlicht eine gewöhnliche PDF-Rechnung. Ein Empfänger, der sie liest, erhält ein strukturiertes Dokument mit allen EN-16931-Feldern für die Weiterverarbeitung.

Damit ist Factur-X das natürliche Übergangsformat für Organisationen, deren Rechnungsvolumen eine vollständige strukturierte Anbindung nicht rechtfertigt, die aber ab 2025 die deutschen B2B-Empfangspflichten oder die französischen nationalen Vorgaben erfüllen müssen.

Profile

Factur-X definiert fünf Profile, geordnet nach dem Detaillierungsgrad der eingebetteten XML:

• MINIMUM — nur die wesentlichen Identifikationsfelder (Parteien, Summen, Typcode, Währung). Das PDF trägt den eigentlichen Rechnungsinhalt; die XML ist ein minimaler Stub für Routing und Buchung.
• BASIC WL (»without lines«) — ergänzt USt-Aufschlüsselungen und Zu- und Abschläge auf Dokumentebene, aber noch keine Positionen.
• BASIC — ergänzt Positionen. Reicht für die meisten einfachen Handelsrechnungen.
• EN 16931 (auch COMFORT genannt) — der vollständige EN-16931-Informationsumfang. Dies ist das Profil, das nach dem europäischen Standard als »echte« elektronische Rechnung gilt.
• EXTENDED — ergänzt Felder über EN 16931 hinaus für Branchen mit erweiterten Anforderungen (industrielle Lieferketten, komplexe Projekte, Drittzahler).

In Deutschland gelten unter der 2025er-Pflicht ausschließlich die Profile EN 16931 und EXTENDED als konforme elektronische Rechnungen. Die niedrigeren Profile existieren für Übergangs- und Routing-Anwendungen, in denen die strukturierten Daten allein rechtlich nicht ausreichen.

Verhältnis zum französischen Nationalformat

Die französische B2B-Reform der elektronischen Rechnung, ursprünglich für Juli 2024 vorgesehen und nun schrittweise bis 2026 und 2027 eingeführt, baut auf Factur-X als einem von drei zulässigen Formaten auf (neben UBL und reinem CII). Die Rechnungen laufen über das Portail Public de Facturation (PPF) und ein Netzwerk zertifizierter privater Plattformen (PDPs), die das strukturierte XML zwischen Käufer und Verkäufer austauschen, während das menschenlesbare PDF mitwandert.

Der französische nationale CIUS — die BR-FR-*-Familie — wird zusätzlich zu EN 16931 angewandt und stellt Anforderungen, die die französische Steuerverwaltung kennzeichnen: SIRET-Format, Codes für den Cadre de facturation, Lebenszyklus-Meldungen sowie das Konzept des Cadre de facturation, das zwischen Anzahlungs-, Korrektur- und den verschiedenen B2B-, B2BINT- und B2C-Kontexten unterscheidet.

Wann Factur-X die richtige Wahl ist

Factur-X verdient seinen Platz, wenn:

• die Rechnung für den Empfänger menschenlesbar bleiben muss — kleine Betriebe, B2C oder Empfänger, die noch nicht mit strukturierter Rechnungssoftware ausgerüstet sind;
• ein einziges Artefakt für Archivierung und Verarbeitung gewünscht wird, statt PDF und separate XML nebeneinander zu pflegen;
• das ausstellende System ohnehin PDFs erzeugt und das Einbetten der XML eine günstigere Anbindung darstellt als der Aufbau einer parallelen reinen XML-Pipeline.

Factur-X ist die falsche Wahl, wenn beide Seiten bereits für reines strukturiertes Invoicing angebunden sind. In diesem Fall ist die PDF-Hülle Ballast — sie vergrößert die Datei, erschwert die Archivierung und liefert keine Information, die nicht ohnehin in der XML steht. Das natürliche Format in diesem Szenario ist reine XRechnung oder reines UBL/CII. Die Entscheidung wird in XRechnung gegen ZUGFeRD ausführlich behandelt.

Validierung

Eine Factur-X-Datei ist gültig, wenn:

1. das PDF die PDF/A-3-Konformität besteht,
2. die eingebettete XML dem deklarierten Profil entspricht (MINIMUM bis EXTENDED),
3. für EN 16931 und höher die eingebettete XML das EN-16931-Schematron sowie alle zusätzlichen CIUS-Regeln besteht (BR-DE-* für die deutsche XRechnung-Anwendung, BR-FR-* für die französische).

Unser Validator nimmt Factur-X-Dateien direkt entgegen, extrahiert die eingebettete XML und prüft sie gegen die jeweils relevanten Regelfamilien. Ein grüner Bericht heißt, dass die Datei sowohl als PDF als auch als strukturierte Rechnung von jedem konformen Empfangssystem akzeptiert wird.

Grenzen

Zwei Einschränkungen lohnt es, ausdrücklich zu nennen. Erstens entbindet das Hybridformat von keiner Übermittlungs-, Aufbewahrungs- oder Signaturpflicht — diese stehen im nationalen Recht und gelten für Factur-X-Dateien genauso wie für reine XML-Rechnungen. Zweitens ist die menschenlesbare Schicht nur so gut wie ihre Erzeugung: ein PDF, das in der XML vorhandene Felder weglässt oder anders darstellt, schafft eine Diskrepanz zwischen dem, was eine Person sieht, und dem, was die Buchhaltungssoftware bucht. Factur-X setzt voraus — erzwingt aber nicht —, dass beide Schichten im Moment der Erstellung aus einer gemeinsamen Quelle erzeugt wurden. Die Disziplin, sie übereinstimmend zu halten, gehört dem ausstellenden System, nicht dem Format.